Sievert Logistik automatisiert Lohn- und Spesenabrechnung mit LogicWay
Digital statt manuell: Das Logistikunternehmen Sievert Logistik mit Hauptsitz im westfälischen Lengerich nutzt für die Lohn- und Spesenabrechnung seiner Fahrer das Programm FleetWatch des niederländischen Anbieters LogicWay. Das manuelle Ausfüllen von Stundenzetteln und Übertragen der Daten in die Buchhaltungssysteme entfällt. "Der Effizienzgewinn ist enorm. Wo wir früher einen Fahrer abrechnen konnten, sind es heute fünf", sagt Peter Bluhm, bei sht für die IT-Entwicklung zuständig.
Basis für den Einsatz von FleetWatch bilden die Daten des Telematiksystems CarCube von Trimble Transport & Logistics. Die in den Lkw verbauten Bordrechner übermitteln die nötigen Informationen wie die Arbeits-, Lenkund Ruhezeiten der Fahrer. Bereits im Jahr 2008 hatte sht damit begonnen, seine Fahrzeuge mit dem Telematiksystem auszurüsten. Dennoch blieb es zunächst bei der manuellen Erfassung der Arbeitszeit über Stundenzettel. "Eine Automatisierung stößt nur dann auf Akzeptanz, wenn sie hundertprozentig funktioniert. Sonst machen die Fahrer nicht mit", so Bluhm.
Um einwandfrei zu funktionieren, musste ein Programm in der Lage sein, die Besonderheiten des Logistikunternehmens zu berücksichtigen: Dazu zählt, dass die Kontrolle der Lohndaten nicht zentral erfolgt, sondern über 16 Niederlassungen in Deutschland sowie eine Dependance in den Niederlanden. "Vor allem die Berücksichtigung der unterschiedlichen Tarifabschlüsse stellte eine Herausforderung dar. FleetWatch bot da die richtige Mischung aus Standardisierung und Flexibilität", erklärt Bluhm.
Im Jahr 2009 startete sht die gemeinsame Entwicklung des Programms mit LogicWay. Seit 2011 läuft FleetWatch im Realbetrieb. Zunächst wurde die manuelle Erfassung der Arbeitszeit jedoch noch parallel weitergeführt. Seit Sommer dieses Jahres erfolgt die Lohn- und Spesenabrechnung ausschließlich über FleetWatch. Die Daten der Fahrer gelangen vom Bordrechner zunächst zur Kontrolle zu den Niederlassungen. Anschließend erfolgt die eigentliche Abrechnung durch die Personalabteilung am Hauptsitz der Muttergesellschaft Sievert AG in Osnabrück. Vorhandene Schnittstellen zum eingesetzten SAP-System sorgen für einen lückenlosen Informationsfluss.
Die Vorteile der Automatisierung ziehen sich laut Bluhm durch alle Unternehmensbereiche. Die Personalabteilung könne nun schneller Monatsabschlüsse anfertigen. "Früher hatte es schon einmal drei bis vier Tage gedauert, bis überhaupt die benötigten Papiere da waren", so Bluhm. Zudem könne die Geschäftsleitung die Informationen für das Controlling nutzen, um zum Beispiel anhand der genauen Daten die Auslastung der Touren zu verbessern. Und auch die Akzeptanz bei den Fahrern sei gegeben: "Es hat sich schnell herumgesprochen, dass die Automatisierung auch ihnen Vorteile bringt", sagt Bluhm. So entfalle für die Fahrer zum Beispiel das von vielen als lästig empfundene Ausfüllen und Einreichen der Stundenzettel.